20 Yıllık Bir Denetçinin Gözünden: Sahada Etkili Denetim Nasıl Yapılır?

20 yıldır sahada denetim yapan bir denetçi olarak şunu söyleyebilirim ki denetim yapmak göründüğü kadar kolay bir iş değildir.

Tecrübeli de olsanız öğrenme süreciniz hiç bitmez.

Her gittiğiniz fabrika sizin için yenidir. Defalarca benzer prosesler görmüş olsanız bile her tesiste bambaşka bir organizasyon, farklı bir altyapı, farklı bir sistem ve farklı kişilerle karşılaşırsınız. Bu nedenle her fabrikanın kendi dinamikleri içinde sizi ne gibi sürprizlerin beklediğini önceden kestirmek çoğu zaman mümkün değildir.

Denetime gitmeden önce yapılan hazırlık bu nedenle büyük önem taşır. Özellikle ilk defa gideceğiniz bir saha ise denetim hazırlığı yapmak, sizi neyin beklediğini öngörmenize ve buna göre bir denetim planı oluşturmanıza yardımcı olur.

Firmanın büyüklüğü, ürettiği ürünler, ihracat yaptığı ülkeler, müşteri markalı üretim yapıp yapmadığı, proseslerin karmaşıklığı, çalışan sayısı ve saha dışı depolama alanlarının olup olmadığı gibi birçok faktör denetimin süresini ve etkinliğini doğrudan etkiler.

Aşağıda değindiğim 8 konu başlığı etkin bir denetim için olmazsa olmaz konulardır:

·       İzlenebilirlik için doğru ürün örneğini seçmek

·       Sahada tüm alanların denetlendiğinden emin olmak

·       Doğru kişilere doğru soruları sormak

·       Yasal ve müşteri gerekliliklerini sorgulamak

·       Sahada prosesleri izlemek

·       Denetim sırasında not almak

·       Zamanı etkin yönetebilmek

·       Doküman ve saha uygulamalarını karşılaştırmak

İzlenebilirlik için doğru ürün örneğini seçmek

Seçilen ürün örneği üzerinden dikey bir izlenebilirlik tatbikatı yapılarak aslında birçok konu başlığı örnekleme olarak denetleneceğinden hangi ürünü seçeceğiniz önemlidir. Ürün örneği seçerken şunlara dikkat ederim:

·       Tüm proses basamaklarını görebileceğiniz

·       Varsa müşteri markalı ve müşteri spesifikasyonu olan

·       KKN/O-OGP kontrol önlemlerine dair kayıtları görebileceğiniz

·       Varsa etiket üzerinde beyanları olan

·       Varsa direkt olarak son tüketiciye satılan paketli gıda ürünü

·       Eğer yapılıyorsa yurtdışında bir ülkeye (örneğin Avrupa, Amerika) ihraç edilmiş olan

·       İçinde yeniden işlenen ürün kullanılmış

İzlenebilirlik için seçilen ürün örneği eğer mümkünse 3-6 ay önce üretilmiş ve müşteriye sevk edilmiş bir ürün örneği olmalıdır.

Eğer yukarıda yazılan her şeyi tek bir ürün örneği üzerinden izlemem mümkün değilse başka ürün örnekleri de seçerek kalan konuları kontrol ederim.

Sahada tüm alanların denetlendiğinden emin olmak

Saha denetimine başlamadan önce çoğunlukla şematik yerleşim planı üzerinden denetleyeceğim alanları görsel olarak hafızama kaydetmeye çalışırım. Özellikle ilk defa gittiğim, sahası büyük olan ya da yurtdışında denetlediğim fabrikalarda.

Sahada dolaşırken, önünden hızlıca geçtiğiniz yerler olabiliyor ya da kapalı kapılar. Denetçi olarak bu alanlara bakmak istememiz normaldir çünkü denetlenen firmanın da denetçi sorduğunda bu alanları şeffaf olarak göstermesi gerekir. Tecrübeme dayanarak söyleyebilirim ki özellikle açtırdığım bu kapıların ardında sürpriz pek çok şeyle karşılaşma ihtimaliniz yüksek oluyor. Örneğin yeni kurulan bir hat, çok kirli ve dağınık bir alan vs.

Doğru kişilere doğru soruları sormak

Saha denetimi yaparken, sorumlu kişilerin eğitim ve yetkinliğini değerlendirebilmek için doğru kişilere doğru soruları sormak önemlidir.

Sahada her çalışan ile konuşmamıza imkan yok ancak önemli olan nokta özellikle kritik proseslerde çalışan kişilere doğru soruları sormak. Örneğin:

·       Kritik kontrol noktasını izlemekten sorumlu kişi izlemeyi plana uygun olarak yapıyor mu? Sapma olursa ne yapacağını biliyor mu? Gıda güvenliği risklerinin farkında mı?

·       Yasal olarak sınırlandırılmış katkı tartan personel yanlış tartım yaparsa olabilecek gıda güvenliği risklerini biliyor mu?

·       Alerjen ve alerjen içermeyen ürünler aynı hatta üretiliyorsa, üretim sorumlusu ürün geçişlerinde ne yapıyor?

·       CIP temizliği yapan personel plana uygun olarak mı temizlik yapıyor?

·       Paketleme hattından sorumlu kişi etiket, kodlama ve tartım kontrollerini nasıl yapıyor? Kayıtlar zamanında ve doğru tutuluyor mu?

Yasal ve müşteri gerekliliklerini sorgulamak

Denetime gitmeden önce denetime hazırlık aşamasında yasal şartlara göz gezdirmek oldukça faydalıdır. Denetçi olarak tüm yasal şartları ezbere bilmemiz mümkün değil, üstelik yıl içinde de mevzuatlarda birçok güncelleme oluyor.

Firmanın ihracat yapıp yapmadığı, son tüketiciye mi yoksa gıda üreticilerine mi ürün sattığı gibi bilgiler de önceden alınarak denetime hazırlık yapılır.

Marketlerde eğer varsa o firmanın ürünlerini alıp incelemek de bir ön hazırlık olabilir.

Sahada prosesleri izlemek

Sahaya inmeden önce mutlaka firmanın HACCP planını ve proses akış şemasını incelerim. Sahaya gittiğimde de akış şeması üzerinden doğrulama yaparak prosesleri izlerim.

Bazen proses akış şeması çok karmaşık olabilir ve sahada bu akışı izlemeniz çok zor olabilir (örneğin buğday temizleme irmik tesisleri). Bu durumda benim uyguladığım yöntem, sahada denetim yaparken bazı prosesleri not almak ve proses akış şemasında olup olmadığını kontrol etmek.

Saha denetiminde mutlaka Kritik Kontrol Noktaları (KKN) ve varsa Operasyonel Ön Koşul Programları (O-OGP) kontrol edilmelidir.

Saha denetiminde prosesleri çalışırken görmek ve ürün üretimini gözlemlemek, GFSI onaylı FSSC, BRCGS ve IFS gibi standartlar için önemli bir gerekliliktir.

Sahada denetim yaparken ben özellikle şunları yapıyorum:

·       prosesi çalışırken bir süre izlemek

·       hatta filtre, elek, mıknatıs varsa mümkünse açtırıp bakma

·       yukarıya doğru uzanan bir proses ise en üst katına kadar çıkma (örneğin spraydryer -süt tozu üretimi),

·       makine ve ekipmanlardan gelebilecek herhangi bir kontaminasyon olup olmadığını görebilmek için makine ve ekipmanın ürünle temas eden yüzeylerini mümkünse dikkatlice incelemek

·       KKN/O-OGP olan yerlerde yapılan kontrolleri izlemek (örneğin metal dedektörün test ettirilmesi)

·       Paketleme hattında ürün numunelerinin kodlama, tartım ve diğer kontrollerini yapılırken izlemek; ürünleri tarttırıp kontrol ettirmek

·       Eğer mümkünse aynı hatta ürün geçişinin nasıl yapıldığını izlemek (hat temizliği vs.)

Denetim sırasında not almak

Denetim sırasında şunlardan dolayı not alıyorum:

·       Sonrasında raporlama yaparken doğru bilgiyi kanıtlara dayalı olarak rapora yazmak

·       Eğer herhangi bir uygunsuzluk tespit edilmişse objektif kanıtları not ederek sonrasında uygunsuzluğu kanıtlara dayalı yazmak

·       Unutmamak için

Zamanı etkin yönetebilmek

En önemli konulardan biri de bu. Kısıtlı zamanda objektif, risk bazlı ve tam bir denetim yaparak standardın tüm gerekliliklerini kontrol etmemiz gerek.

GFSI onaylı standart denetimlerinde günde 8 saat, en fazla uzatmalı olarak da 10 saate kadar denetim yapmamıza izin verilir.

Bu süreyi etkin kullanmak önemlidir. Bu nedenle denetim öncesi iyi bir denetim hazırlığı yapmak, denetimi planlamak, açılış toplantısında firma ile denetim planını teyit etmek gerekir.

Tecrübeme dayanarak söyleyebilirim ki:

·       Bazı firmalarda açılış ve kapanış toplantıları çok uzun olabilmekte

·       Bazı proseslerin denetimi firmaya ve kişiye bağlı olarak çok uzun sürebilmekte

Böyle durumların önüne geçebilmek için en başta açılış toplantısında firmaya açıkça denetimdeki süre kısıtlamasına bağlı olarak nasıl bir yol izlememiz gerektiğini söylüyorum.

Doküman ve saha uygulamalarını karşılaştırmak

Hazırlanan dokümanların ve saha uygulamalarının birbiri ile tutarlı olması gerekmektedir.

Bazen dokümanlar ve saha uygulamaları arasındaki tutarsızlık uygunsuzluk nedeni olabiliyor. Örneğin:

·       CIP temizlik planı ve uygulamada yapılan CIP temizliğinin birbirinden farklı olması

·       HACCP Planında yazan KKN kritik limitleri ile uygulamadaki limitlerin birbirinden farklı olması

·       Proses akış şeması ve sahadaki proses akışı arasında tutarsızlık olması

Denetimde en değerli bilgiler çoğu zaman dokümanlarda değil, üretim sahasında saklıdır. Ancak dokümantasyon uygulanan standartla uyumlu değilse veya gereksiz bir doküman yükü oluşturuyorsa, bu durum sistemin etkin çalışmasını zorlaştıran bir unsur haline gelebilir.