Denetimlerde En Sık Karşılaştığım 9 Organizasyonel Hata

Türkiye’de ve farklı ülkelerde, gıda üretim tesislerinde yaklaşık 20 yıldır gıda güvenliği standartlarının 3. taraf belgelendirme denetimlerini, ayrıca ulusal ve uluslararası perakende zincirleri ile büyük üretici firmaların tedarikçi denetimlerini gerçekleştiriyorum.

Denetimlerin zorluk derecesi;

🔹 denetlenen firma

🔹 uygulanan standart

🔹 lokasyon

🔹 ülkenin ekonomik, sosyal ve kültürel yapısı

🔹 firmanın gıda güvenliği kültürü seviyesi gibi birçok etkene bağlı olarak değişebiliyor.

Bir denetçi olarak denetimden tek beklentim; denetim için atanan süre içerisinde denetimi eksiksiz, objektif ve kurallarına uygun şekilde tamamlamak ve firmadan sorunsuz bir şekilde ayrılmak.

Ancak her zaman süreç bu şekilde ilerlemeyebiliyor.

Bazı durumlarda denetimi, atanan süre içerisinde tamamlayabilmek; saha koşulları, organizasyon eksiklikleri ve denetim yaklaşımı gibi birçok faktöre bağlı olarak zorlaşabiliyor.

Bu yazımda, denetimler sırasında en sık karşılaştığım bazı zorlukları ve sahada yaşanan durumları paylaşmak istedim.

1.      İncelenmek istenen doküman ve kaydın çok geç getirilmesi

Denetimin etkin ve atanan süre içinde tamamlanabilmesi için denetçiye bu objektif kanıtların zamanında sunulması gerekir.

Eğer bir doküman ya da kayıt yoksa, bunun açıkça ifade edilmesi en şeffaf yaklaşımdır.

Eğer doküman ve kayıt var ancak bulunamıyorsa sistemde bir sorun var demektir, kök nedeni belirlenip çözülmelidir.

2.      Denetim sırasında izlenebilirlik tatbikatı yapılması ancak tüm izlenebilirlik kayıtlarının toparlanmadan eksik getirilmesi

Bunun muhtemel birçok kök sebebi olabiliyor: izlenebilirlik sisteminin denetim öncesi etkin bir şekilde tatbikat ile test edilmemesi, işe yeni başlayan kişilerin konuya tam olarak hakim olmaması gibi.

En uygun yöntem: denetçinin izlenebilirlik tatbikatında görmeyi beklediği tüm kayıt ve dokümanları tatbikata başlamadan karşılıklı teyit etmek ve not etmek

3.      Sahada tespit edilen uygunsuzlukların denetim sırasında düzeltilmesi ve denetçiye düzeltmelerin sunulması

Denetimden en iyi sonuçla ve uygunsuzluk almadan ya da az uygunsuzlukla geçmek istemek anlaşılır bir şeydir. Sahada görülen uygunsuzluklar denetimde düzeltilse dahi denetçi tarafından uygunsuzluk yazılır çünkü düzeltme ve düzeltici faaliyet aynı şey değildir. Denetim boyunca denetçi gördüklerini objektif kanıtlara dayalı olarak raporlar.Denetçinin rolü danışmanlık yapmak ya da eğitim vermek değildir.

4.      Global şirketlerde merkezi olarak yürütülen proseslerin ve hazırlanan dokümanların lokal fabrikalarda ilgili ekip ve sorumlular tarafından bilinmemesi

Global tarafından hazırlanmış çok detaylı dokümanlar ve risk analizleri olabilir ancak bunların lokal fabrika ekiplerine iletilmesi ve onlar tarafından sisteme entegre edilmesi ve uyarlanması gereklidir. Denetim sırasında standart gerekliliğine göre anlatılamayan ve gösterilemeyen her konu uygunsuzluk olarak yazılabilir.

5.      Saha denetimine kalabalık bir grupla gitmek

Bu her zaman denetçiyi rahatsız eden bir durum değildir. Ancak bazen kalabalık nedeniyle denetlenecek alanın tam görülememesi, kalabalıktan dolayı denetçi üzerinde baskı ve stres oluşması gibi durumlar söz konusu olabilir.

6.      Tüm ilgili bölüm sorumlularının denetim boyunca denetçiye eşlik etmemesi, denetçiyi bekletmesi

Denetçi, atanan denetim süresi içinde denetimi bitirmek zorundadır. Her konu için ayırdığı süre kısıtlıdır ve bu nedenle akıcı bir şekilde denetimin devam edebilmesi için denetçiye eşlik edecek ve denetimi yürütecek kişilerin denetimde olduğunun farkına vararak ve gerekli hassasiyeti göstererek bu sorumluluğu yerine getirmesi gerekir.

7.      Denetçinin yazacağı uygunsuzluklara müdahale edilmesi ve denetçiye baskı yapılması

Bazen üst yönetim baskısı, bazen denetlenen tarafın stresi ve beklentisi, bazen yazılan bulgunun basit görülmesi, bazen de nedensiz…

Denetlenen tarafın bulguya itiraz etme hakkı her zaman vardır, kapanış toplantısında bunu dile getirebilir, sonrasında da belgelendirme kuruluşuna mail iletebilir. Ama denetçinin uygunsuzluk yazmasına müdahale hakkı yoktur.

8.      Saha turunun hızlı bir şekilde yapılmaya çalışılması

Sahaya girdiğimizde hammadde kabulden son ürün sevkiyata kadar tüm alanları ve prosesleri detaylıca gözlemleriz, ilgili doküman ve kayıtlara bakarız, sorular sorarız. FSSC, BRCGS, IFS gibi standartların denetiminde toplam denetim süresinin yarısı sahada geçirilmek zorundadır (saha denetimi harici sahayı kapsayan konular da bu süreye dahildir).

9.      Sahada soru sorulan kişilerin yerine başka kişilerin cevap vermeye çalışması

Bazen cevabını bildiğimiz çok basit sorular sorarız bazen de prosesin detaylarına dair sorular sorarız.  Buradaki amaç:

·        Sorumlu kişinin farkındalık ve yetkinliğini gözlemlemek ve anlamak

·        Prosesleri daha iyi anlamak ve değerlendirebilmek

Bırakın çalışanlar yanlış ya da eksik cevap versin. Hep beraber sistemde neyin doğru gitmediğini ve şirket genelindeki farkındalık seviyesini görmüş oluruz. Bu kötü bir şey değil aksine iyi bir şeydir.